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实用!87%的客户反馈,这些电子合同新功能来得很及时

发布时间:2022-03-23 09:08:02 【字体:

各个行业、各项业务中,需要签字、盖章的场景都不同。要彻底实现无纸化签署,不仅要实现电子用印,还要围绕不同的签署场景,来完善线上签署环节,简化重复、繁琐的操作,实现全过程智能办理,才能真正让组织体验到无纸化签署的便捷。 电子合同签署平台将围绕“制作、发起、用章、查看”等多个签署环节,针对“便捷性、安全性”不断拓展应用,全面优化应用。 近期最受欢迎的应用来了 功能1:群发群签 适用场景:各大组织内部进行意见统计需要签名确认。 操作亮点:可以发送到微信、钉钉等移动端进行无纸化调查,签名可验、意见准确。 功能演示: 在企事业单位中,常常会遇到需要大家签字确认意见的文件,比如:员工旅游确认书、学校夏令营意见书、国企工会活动意向书等等。 过去,要把文件打印出来,让相关人员进行传阅并逐一签字确认,代签现象普遍,传输、统计麻烦。 现在,通过电子合同平台可以直接把电子文件链接群发给各个群体,相关人员通过链接认证身份,几分钟就能提交签名、确认意见。 ①选择群发文件 ②创建群发链接 ③复制链接或者访问码到群聊 功能2:关联附件 适用场景:签署合同的同时自动关联相关参考材料。 操作亮点:可以在发起签署前把所有相关材料一键上传、传输给相对方;也可以通过和合同、项目、人事等系统集成,自动为您关联相关资料,帮助审阅合同。 功能演示: 比如:签一份购房合同需要关联银行贷款记录;签劳动合同需要关联该员工的学历证明、健康证明、离职证明、收入证明等文件;还有一些重要合同签署时要附带董事会签字的会议决议资料等。 过去,都要把这些材料打印出来当作附加材料,和合同一起装订好递交给相对方,整理起来很麻烦、用纸量不少,万一放错了还要耽误签署。 现在,通过电子合同平台合同附件关联功能,可以给每份合同关联多份附件材料,在发起签署的同时同步传输给相对方,使用简单、查看起来也方便。 ①添加参考材料到附件 ②用印的同时高效预览附件 功能3:关联数据源 适用场景:各类合同/协议等文件内容的制作。 操作亮点:各类合同/协议等文件中的关键数据实现自动关联填报,信息精准、减少重复录入。 功能演示: 比如:劳动合同中员工的姓名、联系方式、证件等信息从首次签合同到续签的过程中要反复填写;签署经销商合同时,经销商的名称、产品等信息在多次合作中,要反复的在合同中填写,等等。 过去,这些信息全靠发起人自己记录,一次次往合同里填,都是很琐碎的细节,反复又容易错。 现在,可以将接收方登录时认证的姓名、联系方式、证件信息等自动填进合同,全面节省人工。 (根据签署方的验证信息自动填报) 自动帮您进行关联填写,再也不用一个个翻材料去找、去填,省了不止一点点时间,而且同步的信息更精准。 功能4:批量签/发 适用场景:签署对象多,文件多的场景,可以同时批量发起签署。 操作亮点:解决和大批(数百个、上千个、上万个)对象签合同成本高、文件传输、反复盖章效率低等问题,改变合同要逐个发起的低效状态。 功能演示: 企业时常在同一时段要签署大批量的合同,比如校招季、招聘季要和大批新员工签人事合同,后续还有大量的培训合同、续约合同等等。 过去,打印签署、逐个盖章的方式显然给人事带来了巨大的工作量。 现在,可以让客户在发起的时候一键添加大批签署对象,短时间内就能完成大批量的合同邀请、盖章操作。 ①后台进行批量发起设置 ②批量导入接收人信息 ③批量用章 功能5:文件抄送 适用场景:组织内部各类单签文件,一完成盖章即可自动通知申请人下载、打印。 操作亮点:无需另行通知,通过添加抄送人就能在盖完章的同时同步通知申请人。 功能演示: 比如,检测报告签署完要通知接收人、收入证明签署完要通知员工、成绩单签署完要通知学生查看等。 过去,如果用印人不问、相关人员不通知,很难第一时间了解用印进度,如果一个个通知又很麻烦。 现在,直接在用印的同时把需要通知的人添加为抄送人就能实现自动通知,确保及时下载使用,高效又方便。 (快速添加抄送人信息) 功能6:文件查看认证 适用场景:一些机密性高、只能让指定人看的文件,可以进行查看前身份认证。 操作亮点:对每一个文件查看人进行身份核验,防止发错人、文件外泄。 功能演示: 比如,一些保密型文件不小心把接收者的手机或者邮箱填错了,那么电子文件链接就会被不相关的人获取,信息有泄露风险。 过去,与签署无关的人接收并查看文件,不仅会泄露重要业务信息,还可能会引起不必要的法律纠纷。 现在,借助电子合同平台文件查看认证功能,每个合同接收方在查看文件的时候都要进行严格的身份认证,一旦信息认证错误文件打开失败,确保文件安全性。 (验证身份是否符合预设信息) 功能7:经办人配置内审流程 适用场景:一线业务人员和客户签合同的时候,让企业内部第一时间参与审核。 操作亮点:经办人接到签署邀请的同时,必须按要求设置企业内部审核流程,防止经办人跳过企业直接签署,确保文件内容前后一致。 功能演示: 比如,产品销售合同、采购合同、服务协议等重要文件的签署,一般都是直接由经办人来对接,很容易出现双方经办人跳过企业直接签合同的情况。 过去,虽然文件内容双方企业已经提前审核商定,但是,签合同的环节如果经办人不提前上报,企业不知情就盖了章、签了合同,文件的内容是否和之前审核的一致,企业无从得知,风险系数大。 现在,为了确保业务安全,各个企业发起签署前可以经过契约锁的文件接收设置,自由决定各项合同签署前是否进行内部用印审核提醒,一旦设置成功,经办人接收签署邀请链接的同时,系统会自动提醒设置内部审核流程,确保签署有效。 ①根据需求,决定是否开启后台的“接收文件签署前审核设置”。 ②设置成功后,所有经办人接收签署邀请时,会自动提醒设置内审。 (接收文件时进行配置提醒) 小结 第三方电子合同平台良好的系统集成能力,可以为各个行业客户解锁更多创新应用,不断优化各个业务场景中的签署体验。 举报/反馈
 
 

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